La ricerca degli atti deve avvenire tramite inventario, strumento di corredo dell'archivio indispensabile per la consultazione.
La richiesta della consultazione del materiale archivistico deve essere accompagnata da apposita domanda scritta intestata al Sindaco. Nella domanda il richiedente deve segnalare le sue generalità e specificare l'argomento della ricerca.
La consultazione deve avvenire nei locali "Archivio" ed alla presenza di personale dell'Amministrazione che eserciterà la necessaria vigilanza affinché le carte non vengano scomposte, ma integralmente conservate.
L'utente è tenuto a rispettare l'ordine delle carte nelle filze e nelle buste e la sequenza numerica dei fogli di mappa. Inoltre è proibito omettere gli angoli delle carte. E' vietato scrivere appoggiando il foglio sul materiale archivistico e trarre lucidi direttamente dalle mappe. L'utente potrà lavorare con personal computer portatili ed allacciarsi, a titolo gratuito, alla corrente elettrica fornita dal Comune.
Si ricorda che è a discrezione dell'archivista la consultazione contemporanea di più pezzi archivistici.
E' possibile la fotocopiatura purché, a giudizio del tecnico, il documento non venga in alcun modo danneggiato da luce e calore. Diversamente si può fotografare il documento stesso quando anche le dimensioni non consentano la fotocopiatura senza produrre ulteriori pieghe o danni.
Non si esegue la fotoriproduzione dei documenti non in buono stato in genere e tutti quelli che, a insindacabile giudizio dell'Archivista, potrebbero subirne danni durante il procedimento.
Alla fine della consultazione il materiale deve essere riconsegnato al personale di servizio in archivio nello stesso stato in cui è stato preso in consegna per essere studiato. Il personale ha l'obbligo di verificare lo stato del materiale e di verificarne l'integrità e la corrispondenza con lo stato di conservazione iniziale. Laddove il personale rilevi anomalie o mancanze di parti del materiale dato in consegna all'utente, deve notificargli verbalmente tali anomalie e mancanze. Immediatamente deve richiamare su ciò l'attenzione del Responsabile del Servizio Archivistico, se presente, o notificargli successivamente a voce o per scritto i rilievi. Il Responsabile del Servizio Archivistico, valutata la situazione e verificato lo stato del materiale, provvederà con atti successivi a procedere nei confronti dell'utente, sentiti anche gli organi competenti dell'Amministrazione comunale.
I compiti del personale
Il personale archivistico è tenuto a:
- effettuare servizi di reference agli utenti, assistendoli, ove possibile, anche nella lettura delle parti più complesse dei testi;
- rispondere a richieste informative sull'archivio via telefono, per posta ordinaria e per posta elettronica;
- effettuare servizio di fotocopiatura su richiesta scritta e telefonica, addebitandone il costo all'utente;
- effettuare ricerche per l'Amministrazione comunale.
- Il personalenonè invece tenuto a:
- effettuare ricerche storiche per gli utenti, che non rientrino nel servizio di consulenza ereferenceordinario sulle fonti archivistiche;
- a trascrivere documenti per gli utenti.
Obblighi degli utenti
Tutti coloro che utilizzeranno materiale d'archivio per tesi di laurea e/o ricerche sono tenuti a depositare copia della tesi o del saggio in archivio.
In caso di eccessiva onerosità dell'atto da parte dell'utente, i ricercatori sono tenuti a fornire all'archivio copia della tesi o del saggio perché possa essere fotocopiato a spese dell'archivio.
Tutela della privacy
Le richieste di accesso ai documenti amministrativi, ove sussistano le condizioni individuate dalle norme vigenti in materia, sono soddisfatte nella misura strettamente necessaria a garantire l'esercizio del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni della L. 675/96.
In particolare, non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per soddisfare la richiesta di accesso.
