Al servizio protocollo vengono consegnati tutti i documenti, cartacei e digitali, destinati all'Ente.
La protocollazione è l'atto che certifica la consegna di un documento agli uffici comunali e si esegue registrando, con numero progressivo, tutte le carte, le memorie, i provvedimenti e le iniziative inviate agli uffici. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Il documento, se cartaceo, deve essere presentato in originale, firmato e sottoscritto, accompagnato da una lettera contenente l'elenco dei documenti che si consegnano e da una fotocopia per il rilascio del timbro di ricevuta.
Poiché tutta la documentazione è sottoposta al processo di scansione, è necessario che venga presentata priva di rilegatura e di qualsiasi tipo di fascicolazione.
E' possibile inviare la documentazione in modo sicuro anche in formato digitale tramite la posta certificata.
La PEC è infatti un sistema che consente al mittente di inviare documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna del documento.
In questo modo I cittadini e le imprese possono scrivere al Comune senza sostenere le spese postali di una raccomandata, in quanto la PEC ha l'effetto equivalente di una notifica a mezzo posta raccomandata con ricevuta di ritorno.
Attenzione:per far si che il documento inviato abbia valore legale, sia il mittente che il destinatario devono essere in possesso di una casella di posta elettronica certificata.
L'indirizzo P.E.C. del Comune è il seguente:
comune.novatemilanese@legalmail.it
e deve essere usato solo per lo scambio di comunicazioni tramite posta elettronica certificata
