Autenticazione di sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate. Il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla prefettura.

L'autenticazione può essere chiesta:

• se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
• per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
• per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
• per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
• per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).

L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).

L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte dell'ufficiale di anagrafe in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.