venerdì 29 marzo 2024
I documenti conservati nell'archivio sono liberamente consultabili; quelli di carattere riservato e quelli relativi a situazioni puramente private di persone (D.Lgs. 29 ottobre 1999, n.490) sono consultabili dopo settanta anni.
La ricerca degli atti deve avvenire tramite inventario, strumento di corredo dell'archivio indispensabile per la consultazione.
La richiesta della consultazione del materiale archivistico deve essere accompagnata da apposita domanda scritta intestata al Sindaco. Nella domanda il richiedente deve segnalare le sue generalità e specificare l'argomento della ricerca.
La consultazione deve avvenire nei locali "Archivio" ed alla presenza di personale dell'Amministrazione che eserciterà la necessaria vigilanza affinché le carte non vengano scomposte, ma integralmente conservate.
L'utente è tenuto a rispettare l'ordine delle carte nelle filze e nelle buste e la sequenza numerica dei fogli di mappa. Inoltre è proibito omettere gli angoli delle carte. E' vietato scrivere appoggiando il foglio sul materiale archivistico e trarre lucidi direttamente dalle mappe. L'utente potrà lavorare con personal computer portatili ed allacciarsi, a titolo gratuito, alla corrente elettrica fornita dal Comune.
Si ricorda che è a discrezione dell'archivista la consultazione contemporanea di più pezzi archivistici.
E' possibile la fotocopiatura purché, a giudizio del tecnico, il documento non venga in alcun modo danneggiato da luce e calore. Diversamente si può fotografare il documento stesso quando anche le dimensioni non consentano la fotocopiatura senza produrre ulteriori pieghe o danni.
Non si esegue la fotoriproduzione dei documenti non in buono stato in genere e tutti quelli che, a insindacabile giudizio dell'Archivista, potrebbero subirne danni durante il procedimento.
Alla fine della consultazione il materiale deve essere riconsegnato al personale di servizio in archivio nello stesso stato in cui è stato preso in consegna per essere studiato. Il personale ha l'obbligo di verificare lo stato del materiale e di verificarne l'integrità e la corrispondenza con lo stato di conservazione iniziale. Laddove il personale rilevi anomalie o mancanze di parti del materiale dato in consegna all'utente, deve notificargli verbalmente tali anomalie e mancanze. Immediatamente deve richiamare su ciò l'attenzione del Responsabile del Servizio Archivistico, se presente, o notificargli successivamente a voce o per scritto i rilievi. Il Responsabile del Servizio Archivistico, valutata la situazione e verificato lo stato del materiale, provvederà con atti successivi a procedere nei confronti dell'utente, sentiti anche gli organi competenti dell'Amministrazione comunale.
I compiti del personale
Obblighi degli utenti
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